Experternas tips: Så väljer du rätt LMS för din organisation

Learnsters kund ICA Gruppen är en organisation med flera verksamheter, såsom dagligvaruhandel, apotek och bank. De har dessutom höga lärandeambitioner och ett starkt fokus på den interna lärandet.

År 2021 stod ICA Gruppen inför en stor förändringsresa. Lärandet skulle förflyttas från den centrala Learning-avdelningen, ut i den lokala verksamheten. Ambitionerna ställde höga krav på systemstödet. I samband med detta valde ICA Gruppen att se sig om efter ett nytt LMS (learning management system), eller lärplattform, för internutbildning.

I den här artikeln delar Malin Wretman, Head of HR Digital Solution, och Jenita Nilsson, Learning Digital Lead, sina bästa tips för hur du väljer rätt LMS för just din organisation.

Malin Wretman är ansvarig för HR Digital Solutions på ICA Gruppen. Hon har de senaste 5 åren även arbetat inom organisationens Learning and Talent Development-avdelning. Malin brinner för lärande och digitalisering och har en bakgrund inom snabbväxande techbolag.

Jenita Nilsson är Learning Digital Lead inom ICA Gruppens Learning and Talent Development. Hon har 20 års arbetserfarenhet inom lärande och lärlösningar, varav de senaste 5 hos ICA Gruppen

‍

‍Steg 1: Undersök dina medarbetares behov

Börja med att fokusera inåt. Var befinner ni er idag och vart är ni på väg som organisation? Det är inte alltid en enkel uppgift, särskilt för dig som arbetar på ett större bolag.

För att skapa en tydlig bild behöver du vända dig till verksamheterna och prata med dina medarbetare. Lyssna och försök förstå deras vardag och behov. Ställ öppna frågor kopplade till lärande och kunskap och låt medarbetaren måla bilden.

• Vad behöver du veta och kunna för att göra ditt jobb?
• När lärde du dig någonting senast?
• Vad var det som gjorde att det fastnade hos dig?
• Hur gillar du att lära dig?

Detta i motsats till frågor som är direkt kopplade till tekniken. Till exempel “Vad vill du ha ut av en lärplattform?” ger ofta snävare svar. Först när du fått klarhet i dina medarbetares faktiska arbetssituation kan du börja nysta i teknikstödet.

"Det finns inga genvägar. Gå ut i verksamheterna, prata och försök förstå dina medarbetares behov. Låt dem måla bilden."

‍- Malin Wretman, Head of HR Digital Solutions, ICA Gruppen

‍

Steg 2: "Tratta ner" och kondensera resultaten

Din research kan resultera i en stor mängd data. Framför allt om du arbetar inom en större eller mer komplex organisation. Försök då att "tratta ner", eller sammanfatta resultaten från dina intervjuer. Vilka ämnen återkommer ofta?

‍

Steg 3: Identifiera mönster och skapa "user stories"

Finns det mönster eller flöden i den data ni samlat in? Använd i så fall dessa för att skapa "user stories", eller lärandesituationer. Syftet är att förstå i vilka sammanhang lärande uppstår och var systemstöd behövs, utifrån ett medarbetarperspektiv.

En "user story" kan se ut på följande sätt:

• Så här föredrar medarbetare på avdelning X att lära sig
• Den här vardagssituationen eller arbetsmomentet kräver en viss typ av kunskap
• I det här läget behöver tekniken komma in och stötta

"Ha tydliga och konkreta effektmål för vad du vill uppnå med ditt digitala ekosystem för lärande."

- Jenita Nilsson, Learning Digital Lead

‍

Steg 4: Matcha "user stories" med olika kategorier av lärande

Matcha liknande "user stories" (lärandesituationer), med olika former av lärande. Du kan exempelvis dela in lärandet i följande kategorier:

• Steg 1: Formellt lärande, grundkrav och basförutsättningar
• Steg 2: Formellt lärande, vidare utveckling och förbättring
• Steg 3: Informellt lärande och organisk kunskapsdelning i vardagen

Med user stories som utgångspunkt blir det enklare att förstå var din organisation befinner sig idag och vad som ska prioriteras framåt. Ett råd är att börja från grunden, dvs. med steg 1 och steg 2, innan organisationen avancerar vidare till steg 3.

"Säkra grunden och börja fokusera på det formella lärandet. Utan det så riskerar man att tappa trovärdighet i verksamheten och då vidare insatser inte så stor roll."

‍- Malin Wretman, Head of HR Digital Solutions

‍

Steg 5: Scanna utbudet: Var befinner sig LMS-marknaden?

Ta tips och inspiration av branschkollegor och andra LMS-användare

"Steal with pride". Kanske sitter dina branschkollegor på värdefull information? Dela tankar och erfarenheter med andra LMS-användare. Ställ frågor och försök förstå hur de gick tillväga i valet av LMS. Och om de är lika nöjda med sin lösning, än idag.
‍

Trycktesta LMS-leverantörerna med dina "user stories" och lärandesituationer

Bjud in ett antal leverantörer till att visa upp sin lösning. Bygg upp en RFI (request for information) baserat på dina "user stories". Avgör sedan hur väl de kan svara upp mot era behov.

‍

Steg 6: Involvera dina medarbetare och kalla in till referensgrupp

Som inköpare av ett LMS är det lätt att bli färgad av allt du ser och hör under resans gång. Men i slutändan så är det ju dina medarbetare, alla de som ska arbeta med LMS:et, som ska bli nöjda. Bjud därför in representanter från olika verksamheter och avdelningar, utöver L&D, till en referensgrupp. 

"Enkelhet och användarvänlighet är otroligt viktigt för oss. Vi behövde kunna se hela flödet i plattformen för att kunna göra en ordentlig utvärdering."

- Malin Wretman, Head of HR Digital Solutions

Visa inspelningar av olika scenarios och flöden i leverantörernas plattformar utifrån ett slutanvändarperspektiv. När du kommit längre i processen kan det även bli aktuellt att testa plattformarna in action. Låt testpersonerna gå utbildningar och utföra aktiviteter i LMS:et, helt självständigt. Säkerställ att alla roller är representerade, såsom learners, admins, teamchefer och ämnesexperter.

Ta noggrann feedback från referensgruppen. Ha följande i åtanke när du utvärderar användarvänligheten:

• Hur intuitiv är plattformen? Var det uppenbart var man ska klicka?
• Var det enkelt att arbeta i LMS:et?
• Kändes det lustfyllt? Har medarbetarna utforskat vidare i plattformen?

‍

Steg 7: Gör en shortlist och definiera dina "must-haves"

Nu är det dags att sammanställa en gedigen RFP (request for proposal). Utöver dina "user stories" och lärandesituationer bör den inkludera dina "must haves". Det innebär funktioner som bara måste funka och som du inte är villig att kompromissa med. 

Gör en shortlist av LMS-leverantörer och bjud in till vidare dialog. Här är det viktigt att ni matchar och dessutom har liknande visioner framåt. Detta framförallt om ditt mål att utveckla interna lärandet och bygga en lärande organisation.