Learning Management System: Din ultimata guide för LMS

Vad är egentligen ett Learning Management System (LMS)? Och hur väljer du rätt lösning för just din organisation? I den här guiden delar vi allt du behöver veta om LMS.

‍

Vad är ett Learning Management System (LMS)?

Ett Learning Management System (LMS) är en digital plattform eller SaaS lösning utvecklad för att skapa, administrera, organisera och distribuera utbildningar. Med ett LMS kan du hantera all din organisations utbildning från en central plats. Detta gäller såväl e-kurser som schemalagda live-sessioner (både i klassrum och digitalt).

Syftet med ett Learning Management System är att underlätta hanteringen av utbildningsinsatser. Exempel innefattar allt från onboarding och löpande kompetensutveckling, till compliance-utbildning och certifiering. Ett LMS kan dessutom användas för externutbildning. (Du kan läsa mer om användningsområden längre ner i artikeln.)

Vanliga svenska översättningar av Learning Management System är lärplattform eller utbildningsplattform. Lärportal, utbildningsportal, e-learningplattform och LMS-system är andra förekommande termer. 

‍

Vad skiljer ett LMS nu från då?

Du som arbetat länge inom HR och L&D är sannolikt välbekant med Learning Management System. Kanske är det även så att dina tidigare erfarenheter inte varit de bästa? Historiskt sett var majoriteten av LMS:en långsamma, svårmanövrerade och begränsade i sin funktionalitet. Huvudsakligen fokuserade de på distribuering av utbildningar, ofta med hjälp av så kallade SCORM-filer. Det innebar att kursskapandet skedde helt utanför LMS-miljön. Du tvingades då arbeta i flera olika program samtidigt, vilket bidrog till en extra kostnad.

Dagens LMS täcker hela processen - från planering till uppföljning. Det breda utbudet av funktioner ger möjlighet att skapa, paketera, dela och följa upp på utbildning i en och samma plattform. Dynamiska administratörsroller ger dessutom möjlighet att involvera ämnesexperter och teamchefer. 
‍

Jämför du olika LMS-leverantörer? Här kan du läsa mer om hur Learnsters LMS särskiljer sig från andra LMS.

‍

Vem använder sig av ett Learning Management System?

Ett LMS riktar sig primärt till två huvudgrupper: de som utbildas och de som utbildar. Inom LMS-världen kallas de ofta för Learners och Administrators (eller Administratörer). 
‍

Learners

‍Learners mottar utbildning och är de som ska slutföra dina kurser. De kan delas in i två ytterligare subgrupper: interna och externa. Till interna Learners räknas medarbetare, styrelse och andra interna parter. Dina externa Learners är exempelvis kunder, partners, agenter och återförsäljare.

Ibland kan många olika grupper behöva utbildning samtidigt. Det är då viktigt med ett LMS som kan stötta upp och hjälpa dig hantera flera lärresor parallellt.
‍

Administrators (Administratörer)

Administrators, eller Administratörer, skapar, hanterar och levererar utbildning. Historiskt sett var det här en roll som endast fanns inom HR- och L&D-avdelningar. Idag har däremot många insett värdet av att kunna delegera ansvaret för utbildning ut i organisationen.

I ett modernt LMS finns flera dynamiska administratörsroller. Från att skapa och leverera kurser, till att hantera och följa upp på utbildningar. Dessa administratörsroller kan utvecklas och anpassas utefter individuella behov. Det gör det enkelt att involvera hela organisationen, exempelvis ämnesexperter och teamchefer. 

‍

Hur används ett Learning Management System?

Ett modernt LMS hjälper en mängd olika organisationer och affärsfunktioner att uppnå sina kunskapsmål. Vi har listat de vanligaste användningsområdena nedan.  

‍

HR och L&D: Bygg en lärande organisation

HR, People & Culture och L&D-avdelningar använder ett Learning Management System för att hjälpa organisationen att nå sina kompetensmål. Ett starkt kunskapskapital är trots allt en förutsättning för att nå de allra flesta affärsmål.

Ett modernt LMS kan dessutom hjälpa din organisation att tillvarata intern kunskap och uppmuntra till självdriven utveckling bland dina medarbetare. Vi på Learnster ser det som två nyckelegenskaper hos en lärande organisation. 

‍

Onboarding av medarbetare

HR-team, gruppchefer och avdelningschefer använder ett Learning Management System för effektiv onboarding av nya medarbetare. Onboarding-program, introduktionskurser och företagsinformation är exempel på utbildningsmaterial som hanteras i systemet. Målet är att ge nya medarbetare en positiv första upplevelse och en snabb uppstart.

‍

Compliance-utbildning

Compliance Officers (regelefterlevnadsansvariga), jurister och enhetschefer använder ett LMS för compliance-utbildning. Syftet är att utbilda medarbetare i relevanta lagar, myndighetskrav och branschregler. Ett robust ramverk med tydlig information är en förutsättning för att efterleva lagar och undvika konsekvenser såsom höga böter och försämrat branschrykte.

‍

Utbildning av kunder och partners

Customer Support- och Customer Success-avdelningar använder ett LMS för att utbilda kunder. Onboarding-program, manualer och produkt-guider är vanliga exempel på kundutbildning. Genom att boosta kunskapen ökar du sannolikheten att dina kunder ser värde i dina produkter eller tjänster. Det förenklar användningen och därmed sannolikheten att dina lösningar uppskattas och rekommenderas till andra. 

Även du som arbetar inom försäljning och affärsutveckling kan dra nytta av ett LMS. Produktinformation och säljpitcher är värdefulla resurser för partners, återförsäljare och agenter. Ju mer kunskap som finns inom dessa kanaler, desto bättre blir de på att sälja och representera dina varor eller tjänster.

‍

Volontärutbildning

Ideella organisationer använder ett Learning Management System i syfte att utbilda volontärer och frivilliga på ett lustfyllt och engagerande sätt. Effektiv volontärutbildning behåller glöden och lusten till att bidra, även när obligatorisk utbildning sträcker sig bortom hjärtefrågan.

‍

Vilka är fördelarna med ett LMS?

Ett LMS kan ha en avgörande påverkan på din organisations förmåga att uppnå sina mål. En kompetent arbetsstyrka är trots allt en förutsättning för att nå positiva resultat.

Oavsett affärsmål så finns det en rad generella fördelar med att investera i ett LMS. Bland annat förmågan att skala utbildningsinsatser, vilket bidrar till lägre kostnader och färre resurser kopplade till utbildning. 

‍

Räkna ut ROI

Precis som med vilken investering som helst så är det viktigt att förstå affärsnyttan av ett LMS. Att försöka räkna ut ROI (return on Investment/avkastning) är därför alltid en bra idé. För att hjälpa dig på traven så har vi förberett lite av arbetet åt dig.

"Att investera i ett LMS kan ge 300% i ROI. Det har praktiskt taget betalat för sig inom 90 dagar."

- SAP

"För varje investerad $ så kan din organisation få $4 tillbaka."

- Accenture

"Organisationer som använder ett LMS kan boosta sin produktivitet med 50%. För varje investerad $ så kan du få tillbaka $30 i form av produktivitet."

- The Focus Media

‍

Vill du bli bättre på att förstå ROI? Så här kan du räkna ut det faktiska värdet av ditt LMS.

‍

Vilka KPI:er kan förbättras?

Ett LMS kan hjälpa din organisation att förbättra en rad olika KPI:er (Key Performance Indicators), både kopplat till intern och extern utbildning. Vi har listat vanliga exempel nedan:

‍

KPI:er för intern utbildning

Vare sig du vill se operativa och försäljningsdrivande resultat, eller om du vill bygga en lärande organisation, så finns det en rad KPI:er som ett modernt LMS kan förbättra:

Kortare upplärningsperiod (Time to Proficiency): Effektiv utbildning hjälper dina medarbetare att snabbare uppnå sina kunskapsmål.

Kortare uppstartsperiod (Time to Contribution): En lyckad introduktion hjälper nya medarbetare att snabbare komma igång med sina arbetsuppgifter.

‍Bibehållen kunskap och kompetens (Skills and Knowledge Retention): Rätt format och leverans hjälper dina medarbetare att behålla ny kunskap. En intern akademi uppmuntrar dessutom till att återbesöka utbildningsmaterial och hålla kunskapen aktuell.

Förbättrat nöjd medarbetarindex: Medarbetare som får möjligheter till kompetensutveckling är i regel nöjdare.

Ökat medarbetarengagemang: Medarbetare som får lära sig nya saker i dagliga arbetet är ofta mer engagerade.

Medarbetare stannar längre (Employee Retention): Medarbetare som känner utvecklingspotential stannar längre hos sin arbetsgivare.

Mindre risk att göra fel: Ett robust ramverk för compliance-utbildning minskar risken för tjänstefel eller regelöverträdelser.

Minskad risk för arbetsrelaterade skador: Tydliga och lättillgängliga instruktioner om exempelvis arbetsmiljö och säkerhet minskar risken för skador på arbetsplatsen.

‍

KPI:er för extern utbildning

Till extern utbildning räknas utbildning av kunder, partners, återförsäljare och agenter, etc. Här finns en mängd spännande förbättringsmöjligheter!

‍Förbättrad NPS (net promoter score): Effektiv kundutbildning hjälper dina kunder att förstå dina varor eller tjänster. Kunder som ser värde i dina lösningar är mer benägna att rekommendera dem till andra.

Ökad kundnöjdhet: Att förstå hur dina produkter eller tjänster fungerar är en förutsättning för att dina kunder ska få ut maximalt värde och bli nöjda. 

Färre support-ärenden: En effektiv kund-onboarding kombinerat med en lättillgänglig samlingsplats för information minskar behovet av support. 

Ökad försäljning från återförsäljare och agenter: Ju mer kunskap som finns inom dina försäljningskanaler, desto bättre kommer de att leverera. Partner-utbildning maxar ditt nätverk. 

‍

Nyckelfunktioner

Ett modernt Learning Management System har en rad användbara funktioner. Somliga sticker ut lite mer än andra. På Learnster är vi stolta över att kunna erbjuda följande guldkorn.

Inbyggt författarverktyg

Med ett inbyggt författarverktyg kan du skapa och designa utbildningar, direkt i ditt LMS. Learnsters författarverktyg har ett smidigt drag-n-drop-gränssnitt. Det gör det enkelt för alla att skapa kurser (oavsett tidigare erfarenhet!). Kombinera text, bild, video och tidslinjer med schemalagda live-kurser eller webbinarier. Blandade lärmiljöer skapar en kraftfulla lärupplevelser. 
‍

Involvera ämnesexperter

Tillvarata intern kunskap genom att involvera din organisations ämnesexperter. Med hjälp av dynamiska administratörsroller ger du utvalda medarbetare tillgång till att skapa, uppdatera eller äga utbildningsmaterial.
‍

Anpassade lärresor

Skapa ett automatiserat och personligt anpassat flöde av kurser, baserat på exempelvis arbetsroll, avdelning eller karriärsmål.
‍

Kunskapsakademi

Samla all din organisations utbildning på en och samma plats. En intern, sökbar akademi gör det enkelt för dina Learners att snabbt hitta rätt utbildning. 
‍

Resources

Organisera mer än bara kurser! Skapa en samlingsplats med allt från dokument och manualer till instruktionsvideos och enstaka kursmoment. Resources ger snabb och enkel tillgång till information, direkt när du behöver den. 
‍

Tester och enkäter

En slutförd kurs innebär inte alltid att mottagaren lärt sig det den ska. Med tester och enkäter kan du på ett roligt och engagerande sätt testa kunskapsnivåerna efter avslutad kurs. Du kan även samla värdefull feedback och kommentarer. 
‍

Compliance och certifiering

Compliance-utbildning hjälper din organisation att uppfylla lag- och myndighetskrav. Med hjälp av certifiering har du full koll på att dina medarbetare, kunder eller partners har genomgått obligatorisk utbildning. Automatiska påminnelser meddelar när det är dags för utbildning och repetition. När det kommer till compliance-utbildning får inget lämnas åt slumpen. 
‍

Utfärda diplom

Ge dina Learners lite uppskattning. Ett diplom är ett uppmuntrande bevis på att nödvändig kunskapsnivå har uppnåtts. 
‍

Uppföljning och analys

Följ upp på framfart och resultat. Välj bland statistik på individ- eller gruppnivå. Rätt insikter hjälper dig hitta förbättringsmöjligheter och att erbjuda bättre support. 
‍

Fungerar på mobila enheter

Uppmuntra till lärande - oavsett var dina Learners befinner sig. Ett mobilanpassat LMS gör det enkelt att delta i kurser och underlättar särskilt för de som inte arbetar framför datorer. 

‍

Integrationer: Synka din lärplattform med andra system

Skapa ett fulländat ekosystem för HR och L&D! Integrera ditt Learning Management System med organisationens övriga plattformar för att maxa nyttan av samtliga.
‍

‍LMS och HR-system (HRIS)

Integrera ditt Learning Management System med organisationens personalsystem/HR-system (HRIS). Synka medarbetaruppgifter och automatisera hanteringen av användarkonton. Integrationen hjälper dig att skapa skräddarsydda kursflöden och minska tidskrävande administration.
‍

LMS och rekryteringsplattformar

Integrera ditt Learning Management System med organisationens rekryteringsplattform (t.ex. Teamtailor) för att skapa engagemang hos dina favoritkandidater. Testa kunskapsnivåerna för specialistroller. Introducera ditt företag redan vid anställningserbjudandet. Koppla på en professionell preboarding direkt vid kontraktsskrivning.
‍

LMS och Single Sign On (SSO)

Integrera ditt Learning Management System med din organisations SSO (Single Sign On) för att underlätta inloggningen för dina användare.
‍

Vill du bygga ett internt ekosystem för HR och L&D? Läs mer om Learnsters olika integrationer.

‍

Hur kommer jag igång?

Först och främst: välj rätt LMS för just din organisation. Olika lösningar kan passa olika bra, beroende på organisatorisk mognad. Vi rekommenderar att du väljer en lösning som passar er tillväxtfas. Det är också en god idé att tänka proaktivt och se till din organisations framtida behov och planer på tillväxt.

 
Scaleup? Här ger vi våra bästa LMS-tips för 3 olika tillväxtfaser.
‍

Om det här känns som mycket information att ta in, eller om du är osäker på var du ska börja (du är inte ensam - tro oss!), kontakta oss gärna så hjälper vi dig framåt.